Setup quán cafe trọn gói cho người mới đầy đủ nhất

Setup quán cafe là điều không hề dễ đối với bất kỳ ai khi mới bắt tay vào kinh doanh mô hình này. Để kinh doanh mô hình này thành công và có lợi nhuận cao yêu cầu chủ quán phải có một kế hoạch cụ thể, bài bản, cũng như những kiến thức, kinh nghiệm. Vậy quy trình setup một quán cafe sẽ như nào? Chi phí setup là bao nhiêu? Hãy cùng Ikay giải đáp những thắc mắc này trong bài viết dưới đây!

Cần lưu ý những gì trước khi tiến hành setup quán cafe?

Khi tiến hành setup một quán cà phê, bạn cần phải lên một bản kế hoạch chi tiết sao cho đảm bảo các yếu tố sau: 

Setup quán cafe phải phù hợp với chi phí đầu tư và mục tiêu kinh doanh

Rất nhiều người quyết định kinh doanh mô hình cafe bắt đầu chỉ từ niềm đam mê. Đó là những người có dư dả tài chính và muốn xây dựng một không gian riêng để thỏa mãn những sở thích và tiếng lòng của mình. Đây không chỉ là nơi kinh doanh mà còn phản ánh rõ nét phong cách cá nhân của họ.

Tuy nhiên, nếu bạn mở quán cà phê với mục tiêu kinh doanh lợi nhuận, mặc dù đam mê vẫn là yếu tố quan trọng, nhưng trong trường hợp này, việc thiết lập quán cà phê cần phải tuân thủ cả mục tiêu kinh doanh và ngân sách tài chính. Thông thường, ngân sách cho phần thiết kế nội thất không nên vượt quá 30% tổng số vốn. Ví dụ, nếu bạn bỏ ra 100 triệu đồng để đầu tư mở một quán cafe, việc chi tiêu cho phần thiết kế không nên vượt quá 30 triệu đồng để đảm bảo rằng có đủ vốn cho các chi phí khác.

Xác định rõ loại hình khi setup quán cafe phù hợp

Để xác định được chính xác loại hình quán cafe và thiết lập nó, bạn cần tập trung vào đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. Bạn có muốn tạo ra một không gian hiện đại, sang trọng để khách hàng có những bức hình check in đẹp không? Hay bạn muốn tạo ra một quán cafe với không gian sân vườn yên bình dành cho những người yêu thiên nhiên cây cỏ? Hoặc quán cafe của bạn sẽ hướng đến giới trẻ yêu thích âm nhạc? Mỗi nhóm đối tượng khách hàng này sẽ tạo ra một phong cách khác nhau cho quán.

Tất nhiên, sẽ có đông đảo các khách hàng đến quán của bạn với nhiều mong muốn khác nhau và chúng ta không thể làm hài lòng tất cả mọi người. Điều quan trọng là bạn cần xác định đối tượng khách hàng chủ đạo và thiết kế để phục vụ nhóm khách hàng này một cách tốt nhất.

Vấn đề về mặt bằng để setup quán cà phê

Nếu bạn đang thuê mặt bằng cho quán cafe, cần đảm bảo các điều sau đây:

• Đảm bảo rằng mặt bằng bạn chọn có đủ không gian và phù hợp với kế hoạch thiết kế của quán.
• Trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, đảm bảo bạn đã thảo luận và đạt được sự đồng ý từ chủ nhà về bất kỳ thay đổi nào trong thiết kế. Điều này sẽ tránh gây khó khăn cho bạn sau này nếu trong quá trình thi công nội thất quán cafe muốn thay đổi cấu trúc như đập chỗ này, xây chỗ kia hoặc bố trí sàn gác.
• Trong một số trường hợp, việc mở rộng mặt bằng có thể mang lại lợi ích cho cả bạn và chủ nhà. Hãy thảo luận với họ về việc chia sẻ chi phí hoặc các điều khoản khác để đảm bảo mối quan hệ hợp tác được cả hai bên hài lòng.

Các khoản chi phí cần đầu tư khi setup một quán cafe 

Dù quy mô kinh doanh quán cafe là nhỏ hay lớn, đều cần có nguồn vốn đầu tư ban đầu. Đối với quán cà phê nhỏ, bạn cần khoảng 40 - 50 triệu đồng, trong khi đó, đối với quán quy mô lớn, số vốn cần thiết sẽ nhiều hơn, thường trên 100 triệu đồng. Dưới đây là những khoản phí bạn cần chi trả khi mở một quán cà phê: 

Chi phí thuê mặt bằng

Chi phí mặt bằng cho quán cafe phụ thuộc vào diện tích và vị trí của mặt bằng, cũng như quyết định thuê hay mua. Bất kể là thuê hay mua, việc chuẩn bị mặt bằng cũng đòi hỏi chi phí cho tu sửa, trang trí và xây dựng. Nếu mặt bằng chưa có hạ tầng điện nước, bạn cũng phải chi tiền để lắp đặt. Thậm chí, nhiều chủ quán phải đập bỏ công trình hiện tại để xây dựng và thiết kế lại theo phong cách mong muốn. Phong cách này có thể là hiện đại, cổ điển hoặc độc đáo, tùy thuộc vào ý tưởng ban đầu của bạn.

Chi phí mặt bằng bao gồm:

• Tiền thuê hoặc mua mặt bằng, thường là cho ít nhất 1 năm.
• Chi phí cho tu sửa, cải tạo và xây dựng lại mặt bằng.
• Chi phí lắp đặt hệ thống điện và nước (nếu cần).

Chi phí đầu tư trang thiết bị cho quán cafe

Sau khi đã chọn được mặt bằng, chủ đầu tư cần phải chuẩn bị trang thiết bị cho quán cà phê. Đây là bước cực kỳ quan trọng và đòi hỏi sự tỉ mỉ và chăm chỉ. Bạn cần liệt kê một danh sách chi tiết các vật dụng cần thiết và dự trù chi phí để chủ động hơn trong quá trình mua sắm. Dưới đây là danh sách trang thiết bị cần thiết cho quán cà phê, cùng với ước tính chi phí:

• Tủ lạnh: Dung tích từ 500 - 1000 lít, giá từ trên 10 triệu đến vài chục triệu.
• Máy pha cafe: Giá từ khoảng 30 triệu (1 hộc pha) đến 70 triệu/máy.
• Máy đánh kem: Dạng mini giá từ 4-5 triệu/máy, bình xịt kem tươi từ 1.2 triệu/bình.
• Máy xay sinh tố: Giá từ 2.5 - 10 triệu cho loại đa năng, dòng cao cấp có giá từ 40 triệu/máy.
• Vật dụng pha chế: Bao gồm ly, tách, cốc, dĩa, muỗng,... chi phí khoảng 50 triệu.
• Bàn ghế: Chi phí từ 50-100 triệu, tùy thuộc vào phong cách thiết kế.
• Vật dụng vệ sinh: Chi phí từ 5-10 triệu, bao gồm các loại vật dụng cần thiết như máy hút bụi, máy lọc không khí, quạt khuếch tán tinh dầu.

 Chi phí thiết kế nội thất cho quán cà phê

Nội thất cho quán cafe bao gồm nhiều yếu tố như bàn, ghế, máy lạnh, quạt gió, hệ thống âm thanh, chiếu sáng, bình hoa, tranh ảnh,... Thiết kế quán cà phê cần phải phù hợp với đối tượng khách hàng, phong cách và loại hình của quán để tạo ra không gian bắt mắt và thu hút khách hàng.

Khi setup một quán cà phê, việc quản lý ngân sách rất quan trọng. Như đã nói ở trên, để tối ưu hóa chi phí, bạn nên dành khoảng 30% tổng số vốn hiện có cho các chi phí liên quan đến nội thất và trang trí quán.

Chi phí mua nguyên vật liệu pha chế

Để bắt đầu kinh doanh quán cafe, bạn nên lựa chọn những nguyên liệu có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và chất lượng tốt. Thường thì chi phí cho nguyên liệu này không nên vượt quá 20-25% tổng doanh thu để đảm bảo có lợi nhuận.

Những nguyên liệu mà các quán cafe đều cần phải có gồm cafe (dạng hạt hoặc đã xay sẵn), trà, sữa, siro, trái cây tươi,... Nếu bạn có ý định kinh doanh kèm các món ăn vặt hay bánh ngọt thì cũng cần chuẩn bị thêm các nguyên liệu chế biến.

Các chi phí khác

Ngoài các chi phí đã nêu trên, còn có những chi phí khác cần thiết như chi phí thuê nhân sự, chi phí làm giấy tờ đăng ký kinh doanh, chi phí marketing, điện, nước, wifi, quà tặng…

Chi phí nhân sự phụ thuộc vào quy mô kinh doanh của quán cafe. Thông thường, mức lương cho nhân viên sẽ dao động từ 5-7 triệu/tháng tùy thuộc vào vị trí công việc của họ.

Tổng chi phí setup là không hề nhỏ, vì vậy khi quyết định kinh doanh mô hình cafe, bạn cần phải nghiên cứu và lập kế hoạch đầu tư một cách cẩn thận để đảm bảo thành công của dự án.

Chi tiết quy trình 7 bước setup quán cafe bài bản 

Xác định mô hình quán cafe, thuê mặt bằng và hoàn thiện giấy tờ kinh doanh

Đầu tiên, bạn cần phải xác định mô hình kinh doanh cho quán cafe của mình.Mô hình này sẽ định hình cách bạn thiết kế, phục vụ và quản lý quán. Sau khi xác định được mô hình, hãy tìm kiếm một mặt bằng phù hợp và thuê nó. Đồng thời, đừng quên hoàn thiện các thủ tục giấy tờ kinh doanh cần thiết như đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và các giấy tờ liên quan khác theo quy định của pháp luật.

Thiết kế Menu đồ uống quán cafe hấp dẫn

Menu đồ uống không chỉ là danh sách các loại đồ uống mà còn là "bản danh thiếp" đầu tiên của quán cafe với khách hàng. Hãy thiết kế menu sao cho hấp dẫn, dễ đọc và phản ánh được phong cách của quán. Đảm bảo rằng menu bao gồm một loạt các loại cà phê, trà, nước ép và các đồ uống đặc biệt, và hãy cân nhắc việc thêm các món ăn nhẹ nếu phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

Thiết kế nội thất và trang trí không gian quán cafe

Nội thất và trang trí không gian quán cafe đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một không gian thoải mái cho khách hàng. Bạn có thể thuê dịch vụ thiết kế nội thất chuyên nghiệp để đem lại sự đảm bảo. Các đơn vị thiết kế thi công sẽ hỗ trợ bạn trong việc chọn đồ nội thất, trang trí và ánh sáng phù hợp với mô hình kinh doanh và sở thích của khách hàng.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên một cách bài bản 

Một quán cafe được khách hàng đánh giá cao không chỉ vì đồ uống ngon và phong cách đẹp mắt, mà còn bởi thái độ phục vụ của nhân viên. Vì vậy, khi cài đặt, trong giai đoạn ban đầu tuyển dụng nhân viên, bạn cần đào tạo cho họ các quy trình phục vụ khách hàng, bao gồm cách chào đón, cách tạm biệt, cách trình bày menu và giới thiệu các món... để khách hàng sẽ có trải nghiệm tích cực khi ghé đến quán của bạn.

Setup phần mềm quản lý và vận hành quán cafe

So với cách tính tiền truyền thống, việc sử dụng máy các phần mềm quản lý quán cafe không chỉ giúp bạn tránh được những sai lầm, mà còn tạo ra trải nghiệm thuận lợi và thoải mái hơn cho khách hàng. Dưới đây là một số yếu tố yêu cầu cần có của phần mềm tính tiền cho quán:

• Có công suất phù hợp với hoạt động kinh doanh của quán cafe của bạn, đảm bảo có thể xử lý được số lượng đơn hàng vào các giờ cao điểm.
• Có giao diện dễ hiểu, dễ thao tác, phù hợp với cả nhân viên mới và có kinh nghiệm, giúp tăng tốc độ giao dịch và giảm thời gian đào tạo.
• Có thiết kế nhỏ gọn, phù hợp để bố trí tại khu vực quầy pha chế mà không chiếm quá nhiều không gian.
• Có chi phí phù hợp với khả năng tài chính của quán, không gây áp lực không cần thiết lên ngân sách.
• Có hệ thống xử lý thông tin linh hoạt, dữ liệu lưu trữ tối đa, giúp quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.
• Cần có chức năng thống kê và báo cáo thường xuyên, giúp quán

Khai trương quán cafe

Do ảnh hưởng sâu sắc bởi văn hóa truyền thống Á Đông, người Việt rất coi trọng ngày giờ khai trương. Mọi người tin rằng việc khai trương vào ngày đẹp sẽ mang đến thuận lợi và may mắn cho công việc kinh doanh. Theo kinh nghiệm tư vấn setup quán cafe của Ikay, các chủ đầu tư sẽ thường chọn ngày cuối tuần hoặc các dịp lễ tết để tổ chức hoạt động khai trương. Đây là cơ hội tốt để tận dụng thời gian nghỉ ngơi và mua sắm của người dân.

Một phần không thể thiếu trong việc cắt băng khai trương là các vật phẩm trang trí như dải băng màu đỏ hoặc vàng, kéo vàng, bông vải, khăn phủ khay và khay đựng kéo. Đây là những yếu tố quan trọng giúp tạo ra không khí trang trọng và đặc biệt cho sự kiện khai trương.

Tiến hành hoạt động marketing cho quán cafe

Thời đại 4.0 đặt ra một thách thức lớn đối với việc quảng bá và tiếp thị cho quán cafe của bạn. Để thu hút và giữ chân khách hàng, bạn cần áp dụng những công cụ và phương thức marketing hiệu quả nhất, bao gồm:

• Đầu tư vào việc thiết kế logo, menu, card visit, đồng phục nhân viên, biển tên,… để tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ và nhận diện thương hiệu riêng biệt.
• Sử dụng card, thẻ VIP, tích lũy số lần uống và standee tại quán để khuyến khích khách hàng quay lại và trở thành khách hàng thân thiết.
• Chụp ảnh đồ uống đặc trưng đẹp và quay clip để chia sẻ trên mạng xã hội. Xây dựng và phát triển Fanpage, tổ chức các event khai trương và chương trình khuyến mãi để tăng sự quan tâm và tương tác của khách hàng.
• Phủ review về quán của bạn lên các trang review ẩm thực như Foody, Lozi, Diadiemanuong,… để tăng cơ hội thu hút khách hàng mới.
• Hợp tác với các kênh YouTube ẩm thực để đưa thông tin về quán của bạn đến với đông đảo khán giả trên mạng.

Dịch vụ tư vấn setup quán cafe trọn gói – Ikay Group

Setup quán cafe không chỉ đơn thuần là việc bắt đầu một kinh doanh mới mà còn là một hành trình dài đầy thách thức. Nó bao gồm một loạt các công việc từ nhỏ đến lớn, từ việc lựa chọn nội thất đến việc xây dựng thương hiệu và quảng bá trên thị trường.

Thành công hay thất bại của quán cà phê phụ thuộc nhiều vào cách bạn thực hiện việc setup quán. Vì vậy, nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai kinh doanh, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của các chuyên gia.

Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị setingg trọn gói chuyên nghiệp, hãy đến ngay với Ikay. Với kinh nghiệm setup hàng nghìn quán cà phê, trà sữa, trà chanh, bạn có thể yên tâm rằng quán cafe của mình sẽ được setup một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Vậy tại sao bạn nên chọn Ikay làm đối tác?

• Đội ngũ chuyên gia thiết kế hàng đầu với kinh nghiệm lâu năm trong ngành.
• Chúng tôi luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.
• Từ khâu triển khai chuẩn bị đến vận hành quán, Ikay đều đảm bảo sự chuyên nghiệp.
• Đội ngũ nhân sự của Ikay sẽ luôn đồng hành và hỗ trợ khách hàng trong quá trình kinh doanh.

Chia sẻ một số kinh nghiệm xương máu để kinh doanh quán cafe thành công

• Có cần phải học pha chế để mở quán cafe không?

Học pha chế đúng là một trong những bước quan trọng nếu bạn đang muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực quán cafe. Một khóa học pha chế sẽ cung cấp cho bạn một cơ sở kiến thức toàn diện và cần thiết nhất liên quan đến hoạt động kinh doanh. Từ việc thiết kế menu đến việc làm chủ các loại nước uống, cách sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị như máy pha cafe, máy xay cafe, cũng như cách lựa chọn nguyên liệu như hạt cà phê chất lượng.

Ngoài ra, các giảng viên giàu kinh nghiệm sẽ chia sẻ và tư vấn cho bạn những thông tin bổ ích liên quan đến quản lý quán, chiến lược marketing, quản lý nhân sự, cũng như việc nhập khẩu nguyên liệu. Điều này giúp bạn sẽ tự tin hơn và hiểu biết hơn về lĩnh vực mà mình đang theo đuổi.

• Thiết kế quầy pha chế cafe như nào để thuận tiện hợp lý?

Quầy bar, nơi tạo ra những hương vị cafe đặc trưng, thường được đặt ở trung tâm của quán cafe. Đây là không gian quan trọng không chỉ mang lại trải nghiệm cafe cho khách hàng mà còn là nơi làm việc của nhân viên pha chế. Do đó, việc thiết kế quầy bar cần được chú trọng để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự thuận tiện.

Yếu tố thuận tiện là điều quan trọng nhất khi thiết kế quầy bar. Nó giúp các barista thuận tiện hơn trong việc di chuyển, từ đó giúp tăng năng suất công việc. Quầy bar hiện nay thường được thiết kế theo kiểu chữ L, U hoặc C.

Về thẩm mỹ, quầy bar nên được thiết kế theo hướng độc đáo sao cho thu hút sự chú ý của khách hàng. Một quầy bar đẹp mắt cũng giúp tạo động lực làm việc hàng ngày cho nhân viên.

• Nên mua loại máy pha cafe nào thì phù hợp?

Lựa chọn máy pha cà phê là một quyết định quan trọng đối với việc setup quán cafe. Dưới đây là một số tiêu chí bạn nên xem xét khi chọn máy pha cà phê:

• Công suất phục vụ: Đánh giá số lượng khách hàng mỗi ngày và nhu cầu vào giờ cao điểm để chọn máy có công suất phù hợp. Điều này giúp tăng tuổi thọ cho máy và tránh lãng phí.
• Số lượng vòi: Nếu quán đông khách, bạn cần máy có nhiều vòi để đáp ứng nhu cầu phục vụ. Máy pha cà phê với 2 vòi thường dùng cho quán vừa và nhỏ, còn 3 hoặc 4 vòi thích hợp cho quán có lượng khách đông đúc.
• Thương hiệu: Lựa chọn máy pha cà phê từ các thương hiệu uy tín và được tin dùng như Delonghi, Nuova Simonelli, Breville để đảm bảo chất lượng và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.
• Loại máy pha: Cân nhắc giữa máy pha cà phê tự động và máy pha cà phê bán tự động. Máy pha cà phê tự động sẽ thực hiện mọi quy trình pha chế cà phê Espresso, từ việc xay, ép, nén đến đánh sữa, mang lại những loại đồ uống phức tạp như Latte Art, Cappuccino. Loại máy này thích hợp cho các quán cafe có nhu cầu phục vụ một loạt các loại đồ uống cà phê chất lượng và đa dạng. Trong khi đó, máy pha cà phê bán tự động chỉ pha chế từ cafe bột mà không có chức năng xay cà phê.

• Thiết kế nội thất quán cafe thế nào cho thu hút khách hàng?

Ngày nay, khách hàng không chỉ quan tâm đến hương vị thức uống mà còn muốn tận hưởng không gian độc đáo để check in và ngắm cảnh. Vì vậy, để thiết kế quán cafe đẹp mắt, bạn cần xem xét từng nhóm khách hàng và phong cách quán để có bố trí phù hợp. Hãy tạo ra sự hài hòa và tinh tế trong từng đường nét của quán. Hai cách thiết kế nội thất quán cà phê phổ biến hiện nay là:

• Thiết kế theo kiểu quán cafe thịnh hành, có nét độc đáo như: Cafe sách, cafe thú cưng,cafe phim, cafe sân vườn...
• Thiết kế nội thất quán cafe theo các phong cách khác nhau như: Vintage, Scandinavian, hiện đại, cổ điển,...

• Thi công quán cafe cần lưu ý những gì?

Khi đã có những mẫu thiết kế nội thất quán cà phê ưng ý, bạn cần tiến hành thi công trên thực để hiện thực hóa bản vẽ. Khi thi công quán cafe, bạn cần chú ý đến các vấn đề sau:

• Hãy đảm bảo rằng quá trình thi công diễn ra chính xác theo nội dung của bản vẽ, từ đó thể hiện được những thông điệp mà chủ đầu tư muốn truyền tải.
• Chọn những đơn vị thi công có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Yêu cầu đầu tiên là người thi công cần có khả năng đọc và hiểu bản vẽ, cũng như phong cách thể hiện trong bản vẽ. Từ đó, có thể đề xuất những phương án để hạng mục thi công bám sát bản vẽ 3D.
• Thi công từng hạng mục một để tránh ảnh hưởng đến các hạng mục khác đã hoàn thành, đảm bảo tính liền mạch và đồng nhất của công trình.
• Lựa chọn thiết bị nội thất phù hợp với ngân sách và có chất lượng tốt để đảm bảo độ bền bỉ và tính thẩm mỹ cho quán cafe.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình setup quán cafe cho người mới bắt đầu kinh doanh. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hay cần được tư vấn hỗ trợ trong quá trình mở quán cafe, đừng ngại liên hệ với Ikay qua hotline 0862.851.588. Chúc bạn có một dự án kinh doanh thật thành công!